6 lições aprendidas na renegociação de contratos
Um de nossos Clientes, uma das maiores redes varejistas do país, desenvolveu suas principais aplicações-chave com o uso de uma suíte de software para banco de dados, linguagens de programação e integração de plataformas.
O contrato entre o Fornecedor da suíte e o Cliente possuía muitas limitações e restrições que obrigavam o Cliente a renegociar o preço dos serviços a cada mudança. Destacamos abaixo algumas:
Impedimento para uso da solução em outras empresas do Cliente;
Obrigação de utilização da solução em um endereço específico;
Definição do(s) equipamento(s), modelos e sistemas operacionais;
Impedimento de operação dos computadores por terceiros;
Inúmeros aditivos, alguns com evidentes contradições;
Cartas do Fornecedor que modificavam textos dos contratos e seus aditivos.
Com a evolução da tecnologia e o crescimento do negócio, o Fornecedor impunha renegociações desvantajosas ao Cliente que, sem regras claras de critérios para crescimento x custos x tecnologias, sentia-se refém do Fornecedor que determinava valores abusivos.
Outra dificuldade do Cliente era a coordenação das eventuais negociações entre os departamentos envolvidos – Financeiro, Jurídico e TI.
Ao negociar a ampliação das licenças com o Fornecedor, este alegou que seria necessário um novo contrato no valor de R$ 40 milhões, valor incompatível com o custo inicial do software e o custo dos produtos concorrentes. O Fornecedor se apoiava nas restrições dos contratos para impor este valor e se recusava a alterá-las.
O Cliente teria imensas dificuldades e custos para substituir a suíte em suas diversas plataformas, pois muitos dos seus aplicativos foram construídos sobre ela.
Diante do impasse, o Cliente contratou a Portus Consultoria para apoiar na negociação com o Fornecedor.
Juntamente com o Departamento Jurídico do Cliente, analisamos o contrato, fizemos pesquisas junto ao Gartner e a outros clientes do Fornecedor e de concorrentes, obtendo custos e condições praticadas no mercado.
Com as informações obtidas e com o apoio dos advogados e do financeiro, foram preparados os termos para uma negociação. Os contratos e aditivos foram unificados e os termos para a negociação especificavam:
A nova licença abrangia o Grupo e as empresas subsidiárias;
A operação poderia ser realizada por terceiros;
O local seria definido pelo Cliente e poderia ser alterado a sua vontade; e
O valor da licença e da manutenção seriam estabelecidos proporcionalmente à capacidade dos processadores nas respectivas plataformas.
Após a negociação, nosso Cliente obteve uma redução de cerca de R$ 30 milhões no custo (70% do valor inicial) e estabeleceu um contrato em condições seguras e definidas para o futuro.
As principais lições aprendidas pelo Cliente foram:
Contratos devem ser tratados por uma equipe multidisciplinar – A negociação de contratos, principalmente de serviços, envolve inúmeras facetas: técnica, financeira, comercial e jurídica, não podendo ser feita por uma única. A combinação desses diversos fatores produzirá o melhor contrato para a empresa, com maiores benefícios para o negócio. As empresas devem utilizar os conceitos de CLM (Contract Lifecycle Management – Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos) para viabilizar ganhos e reduções nos seus gastos com terceiros.
Contratos de serviços devem ter um gestor único – O gestor do contrato de serviços é responsável por todo ciclo de vida do contrato, coordenando a equipe multidisciplinar responsável pela contratação e negociação dos serviços.
Formalização de contratos – O gestor do contrato e o Jurídico precisam garantir o cumprimento de todas as diretrizes formais da empresa, principalmente quanto a:
Cartas concedendo condições diferenciadas, que devem ser incorporadas ao contrato na forma de aditivos sempre que alterarem algumas de suas cláusulas ou parágrafos;
Materiais e/ou termos gerais de uso referenciados em sites devem ser incorporados nos contratos assinados (como anexo) e suas eventuais alterações devem ser aceitas formalmente pelas partes.
Contratos de serviços precisam definir condições para o crescimento ou diminuição de volumes – O crescimento ou a redução de volume de transações é natural nas empresas e os contratos de serviços ou soluções tecnológicas que dependem desta volumetria precisam definir critérios técnicos que permitam atualizar os serviços sem a necessidade de nova negociação;
Indicadores de Níveis de Serviços (SLA) – A definição e descrição detalhada dos SLAs e as penalidades pelo não atingimento precisam ser incluídas nos contratos de serviços. No caso de softwares e plataformas também devem ser definidos prazos máximos para sua:
Adequação aos sistemas operacionais e demais tecnologias relacionadas; e
Interrupção do suporte e atualização de versões obsoletas.
Benchmark de serviços e fornecedores – Conhecimento sobre o seu fornecedor, produtos, condições comerciais e concorrentes é essencial para traçar os termos da negociação. Faça pesquisas, converse com outros clientes do fornecedor, cote outros fornecedores. Esse exercício fornecerá informações importantes no momento de negociar e concluir o melhor negócio.
Utilizamos neste projeto de apoio às negociações do Cliente com o Fornecedor:
Metodologia própria;
Conhecimento do mercado;
Experiência na contratação de serviços; e
Visão de negócios.
A Portus Consultoria está preparada para apoiar as empresas em todas as fases do processo de contratação de produtos e serviços, desde a definição da estratégia até a medição dos resultados alcançados.
Renegociações podem ser complicadas; contudo, com metodologias adequadas e experiência nos serviços, podem ser feitas de forma a harmonizar as necessidades das duas partes.
